Kontrola zwolnień lekarskich — obowiązki płatnika składek

Od 13 kwietnia 2026 roku obowiązują zmienione zasady kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy. Dla płatnika składek — czyli w praktyce dla pracodawcy, który wypłaca zasiłki — zmiana oznacza konieczność zweryfikowania procedur, które w wielu firmach działają niezmienione od lat.

Co sprawdza się podczas kontroli

Kontrola zwolnienia lekarskiego ma dwojaki charakter. Można badać prawidłowość wykorzystywania zwolnienia — czyli to, czy osoba na L4 faktycznie przestrzega zaleceń lekarskich i nie wykonuje pracy zarobkowej. Osobny wątek to kontrola prawidłowości orzekania, która pozostaje w gestii ZUS.

Prawo do kontroli wykorzystywania zwolnień ma pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób oraz każdy płatnik, który wypłaca zasiłki. Mniejsi pracodawcy mogą zlecić kontrolę ZUS-owi — i to jest ścieżka, którą najczęściej rekomendujemy naszym klientom.

Jak wygląda prawidłowa kontrola

• Nie zapowiadana. Kontrola zapowiedziana z góry nie ma sensu i bywa kwestionowana — chodzi o sprawdzenie faktycznego stanu, nie o wizytę umówioną.
• Udokumentowana. Każda kontrola powinna zakończyć się sporządzeniem protokołu, w którym opisuje się stan faktyczny. Dokument trafia do akt płacowych wraz z pozostałą dokumentacją zwolnienia.
• Rzetelna. Kontroler powinien mieć możliwość faktycznego sprawdzenia sytuacji — wizyta w miejscu zamieszkania, rozmowa. Sam fakt, że ktoś nie otworzył drzwi, nie jest jeszcze naruszeniem.
• Bez naruszania prywatności. Kontrola dotyczy wykorzystywania zwolnienia, nie stanu zdrowia. Nie ma prawa do domagania się informacji o diagnozie.

Co warto zrobić teraz

Po pierwsze: sprawdź, czy w Twojej firmie jest ustalona i spisana procedura kontroli. Nie musi być skomplikowana — wystarczy, że odpowiada na pytania: kto kontroluje, jak dokumentujemy, co dzieje się z protokołem.

Po drugie: jeśli masz mniej niż 20 zgłoszonych do chorobowego, rozważ zlecenie kontroli ZUS-owi. To ogranicza ryzyko błędów formalnych po stronie firmy.

Po trzecie: upewnij się, że dokumentacja zasiłkowa w firmie jest kompletna. Kontrola ZUS-u zaczyna się zawsze od papierów — zwolnienie, protokoły, obliczenia. Jeśli tego prowadzisz samodzielnie, to dobry moment na przejście do biura, które zna procedury.