KSeF: cztery ułatwienia, które znikają 31 grudnia

Obowiązkowe e-fakturowanie działa już od kilku miesięcy i większość przedsiębiorców zdążyła się z nim oswoić. Tyle że to, co znamy dzisiaj, to jeszcze nie jest docelowy KSeF — obecnie obowiązuje okres przejściowy, który kończy się 31 grudnia 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 znikają cztery ułatwienia naraz, a wraz z nimi pojawiają się kary.

Do zmiany zostało kilka miesięcy i to dobry moment, żeby sprawdzić, czy firma jest na nią przygotowana. Poniżej opisujemy, co dokładnie się zmienia i co warto zrobić przed końcem roku.

Gdzie jesteśmy dzisiaj

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wszedł etapami. Od 1 lutego 2026 objął największych podatników, czyli tych, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 — pozostałych: spółki, jednoosobowe działalności i podatników zwolnionych z VAT.

Poza obowiązkiem pozostała jedna grupa: najmniejsi podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 zł. Dla nich obowiązek zaczyna się dopiero 1 stycznia 2027. Jeśli prowadzisz niewielką działalność i dotąd wystawiałaś lub wystawiałeś faktury poza systemem — to właśnie ta grupa i właśnie ten termin.

Od lutego 2026 wszyscy podatnicy mają natomiast obowiązek odbierania faktur przez KSeF, niezależnie od tego, kiedy sami zaczęli je wystawiać.

Równolegle trwa okres przejściowy z szeregiem ułatwień. Wszystkie kończą się z końcem roku.

Co znika 1 stycznia 2027

Odroczenie dla najmniejszych podatników

Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł, do końca 2026 roku wystawiają faktury na dotychczasowych zasadach. Od stycznia wchodzą do systemu na równi ze wszystkimi.

To dotyczy sporej grupy: niewielkich jednoosobowych działalności, działalności dodatkowych obok etatu, firm sezonowych. Jeśli do tej pory temat KSeF Cię nie obejmował, od stycznia obejmie — i będzie to zmiana od zera, nie korekta istniejącego procesu.

Brak kar za błędy

W okresie przejściowym organy nie nakładają kar administracyjnych za nieprawidłowości związane z KSeF. Od 2027 roku sankcje wchodzą w życie i są dotkliwe: za fakturę wystawioną poza systemem wbrew obowiązkowi grozi kara sięgająca wysokości podatku VAT wykazanego na tej fakturze, a przy fakturach bez VAT — procent kwoty należności ogółem, z określonym progiem minimalnym.

Warto zwrócić uwagę na konstrukcję tej kary: jest naliczana od faktury, nie od okresu rozliczeniowego. Przy firmie wystawiającej kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie systematyczny błąd w obiegu może się skumulować bardzo szybko.

Faktury z kas fiskalnych

Do końca 2026 roku paragon z numerem NIP do kwoty 450 zł jest traktowany jak faktura uproszczona i można wystawiać faktury przy użyciu kasy rejestrującej. Od stycznia 2027 ta możliwość znika — dokument sprzedaży dla przedsiębiorcy musi powstać w KSeF.

To zmiana, która najmocniej dotknie handel, gastronomię i usługi z obsługą klienta przy kasie. Jeśli w Twojej firmie zdarza się wystawiać faktury „od ręki" na podstawie paragonu, warto sprawdzić już teraz, jak ten proces będzie wyglądał po zmianie.

Przelewy bez numeru KSeF

Od 2027 roku przy płatnościach za faktury objęte systemem w tytule przelewu ma znaleźć się numer KSeF faktury. W praktyce oznacza to zmianę w sposobie opisywania płatności — zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy.

Co zrobić do końca roku

• Sprawdź, czy nadal mieścisz się w odroczeniu. Próg 10 000 zł miesięcznej sprzedaży to nie jest wartość ustalona raz na zawsze — jeden większy kontrakt potrafi go przekroczyć. Jeśli korzystasz z tego odroczenia, od stycznia ścieżka poza systemem znika niezależnie od obrotów.
• Przejrzyj uprawnienia w KSeF. Kto w firmie ma dostęp, w jakim zakresie i czy te uprawnienia są nadal aktualne. Jeśli ktoś odszedł z firmy albo zmienił stanowisko, to jest moment na uporządkowanie. Dotyczy to również pełnomocnictw dla biura rachunkowego.
• Przetestuj tryb offline. Awaria internetu w dniu, w którym trzeba wystawić fakturę, to nie jest scenariusz teoretyczny. Lepiej sprawdzić, jak działa tryb zapasowy, zanim będzie potrzebny naprawdę.
• Uporządkuj dane kontrahentów. KSeF identyfikuje odbiorcę po numerze NIP. Literówka w bazie kontrahentów, która dotąd nie miała znaczenia, po wysłaniu faktury do systemu zaczyna je mieć.
• Sprawdź, czy Twój program do fakturowania obsługuje strukturę FA(3). Nie każda wersja oprogramowania jest aktualna, a aktualizacje bywają płatne i wymagają zaplanowania.
• Ustal, jak faktury trafiają do księgowości. Jeśli dotąd przesyłałeś je mailem albo przynosiłeś w segregatorze, KSeF zmienia ten obieg — dokumenty można pobierać z systemu bezpośrednio, o ile biuro ma odpowiednie uprawnienia.

Tryby awaryjne — co zrobić, gdy system nie działa

To pytanie wraca w rozmowach z klientami najczęściej, więc w skrócie.

• Tryb offline24 stosuje się, gdy to po Twojej stronie nie ma połączenia. Fakturę wystawiasz poza systemem, oznaczasz kodami QR i przesyłasz do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego.
• Tryb offline dotyczy zapowiedzianych przerw technicznych po stronie systemu. Zasady są analogiczne, a o przerwach informują oficjalne komunikaty.
• Awaria KSeF ogłaszana jest przez Ministerstwo Finansów. Na przesłanie faktur jest wtedy więcej czasu — siedem dni od zakończenia awarii.
• Awaria całkowita to sytuacja wyjątkowa, w której faktury można wystawiać w postaci papierowej lub elektronicznej bez przesyłania ich do systemu.

W każdym z tych trybów faktura pozostaje pełnoprawnym dokumentem. Istotne jest dotrzymanie terminu przesłania jej do systemu po ustaniu przeszkody.

Czego nie warto odkładać

Największym ryzykiem nie są same przepisy, tylko założenie, że skoro obecnie wszystko działa, to w styczniu też będzie działać. Okres przejściowy maskuje sporo niedociągnięć — brak kar sprawia, że błędy nie bolą, a odroczenie dla najmniejszych firm pozwala w ogóle nie zaczynać.

Styczeń zdejmie tę poduszkę. Firmy, które przetestują swój obieg dokumentów w listopadzie, wejdą w nowy rok spokojnie. Te, które zostawią to na ostatnią chwilę, będą to robić równolegle z zamknięciem roku i rozliczeniami rocznymi, czyli w najgorszym możliwym momencie.

Jak to wygląda u nas

Każdy nasz klient dostaje własne konto w programie do fakturowania — zakładamy je i konfigurujemy sami. Klient wystawia w nim faktury sprzedaży, pobiera dokumenty zakupowe i jednym kliknięciem wysyła sprzedaż do KSeF oraz do naszego biura. My odbieramy dokumenty bezpośrednio do systemu księgowego, bez maili i bez segregatorów.

Przechodzimy też przez część, która zwykle sprawia najwięcej kłopotu: nadanie uprawnień w KSeF, wygenerowanie tokenu, certyfikat, pełnomocnictwa. Pokazujemy, jak z tego korzystać — i wracamy do tego tyle razy, ile potrzeba. Nikt nie zostaje sam z instrukcją.

Jeśli prowadzisz firmę we Wrocławiu i nie masz pewności, czy jesteś gotowy na styczeń — odezwij się. Przejdziemy przez to razem.