Obowiązkowy KSeF — krok po kroku

Krok 1: Co zrobić teraz — niezależnie od terminu obowiązku

• Załóż profil zaufany lub uzyskaj e-dowód — są niezbędne do logowania i autoryzacji w KSeF.
• Sprawdź, czy Twój program do fakturowania obsługuje KSeF. Jeśli nie, skontaktuj się z dostawcą lub rozważ zmianę narzędzia.
• Przetestuj wystawianie i odbiór faktur w środowisku testowym KSeF (ksef-test.mf.gov.pl) — bez ryzyka, na przykładowych danych.
• Ustal, kto w firmie będzie miał uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur, i przygotuj nadanie uprawnień w KSeF.
• Jeśli korzystasz z biura rachunkowego, porozmawiaj o nadaniu uprawnień do KSeF dla podmiotu uprawnionego — ułatwi to rozliczenia.
• Zapoznaj się z instrukcjami i FAQ na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl.

Krok 2: Od 1 lutego 2026 r. — firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł

Firmy, których wartość sprzedaży (łącznie z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2024 r., wystawiają faktury sprzedaży wyłącznie w KSeF. Równocześnie od tego dnia wszyscy podatnicy — niezależnie od wielkości — muszą odbierać faktury zakupowe w KSeF.

• Wystawiaj faktury sprzedaży tylko przez KSeF — faktura poza systemem nie ma mocy prawnej.
• Regularnie loguj się do KSeF i pobieraj faktury zakupowe — to obowiązek wszystkich podatników od 1 lutego 2026 r.
• Nadaj uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu, które ma obsługiwać faktury w Twoim imieniu.

Krok 3: Od 1 kwietnia 2026 r. — pozostali przedsiębiorcy

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkiem objęci są pozostali przedsiębiorcy, w tym większość JDG i spółek. Faktury sprzedaży muszą być wystawiane i przesyłane wyłącznie przez KSeF.

• Przed 1 kwietnia przeprowadź test pełnego cyklu: wystawienie, wysyłka, odbiór i zaksięgowanie faktury.
• Poinformuj kontrahentów o zmianie sposobu przekazywania faktur.
• Zweryfikuj, czy system fakturowania poprawnie nadaje numer KSeF i UPO do każdej faktury.

Krok 4: Od 1 stycznia 2027 r. — najmniejsze podmioty

Obowiązkiem objęte zostaną również najmniejsze podmioty tzw. „wykluczone cyfrowo”, czyli wystawiające faktury na kwotę nieprzekraczającą 10 tys. zł miesięcznie. Także one będą musiały pracować w KSeF.

• Załóż profil zaufany lub e-dowód — bez tego nie zalogujesz się do systemu.
• Naucz się obsługi bezpłatnej aplikacji KSeF Taxpayer (Aplikacja Podatnika KSeF) od Ministerstwa Finansów.
• Jeśli nie masz programu do fakturowania, rozważ współpracę z biurem rachunkowym prowadzącym rozliczenia w KSeF.

Wersja testowa KSeF — jak poćwiczyć bez ryzyka

Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe KSeF, w którym można przećwiczyć wystawianie, wysyłanie i odbieranie faktur na fikcyjnych danych. To najlepszy sposób, żeby sprawdzić gotowość programu i zespołu przed wejściem obowiązku.

• Środowisko testowe: ksef-test.mf.gov.pl — logowanie danymi testowymi, nie prawdziwymi danymi firmy.
• Środowisko produkcyjne (docelowe): ksef.mf.gov.pl — z prawdziwymi fakturami po starcie obowiązku.

Wsparcie Tax Polonica

Będziemy przekazywać kolejne instrukcje, które pomogą bezproblemowo przejść na nowy system fakturowania. Jeśli chcesz sprawdzić gotowość swojej firmy do KSeF lub powierzyć obsługę faktur biuru rachunkowemu — skontaktuj się z nami.