Kadry i płace
Umowa o pracę — obowiązki pracodawcy krok po kroku
Zatrudnienie pracownika to nie tylko podpisanie umowy. Przed dopuszczeniem do pracy trzeba mieć badania i szkolenie BHP, a w ciągu 7 dni zgłosić pracownika do ubezpieczeń w ZUS.
Aktualizacja: 10 września 2026 · Opracowanie: Zespół Tax Polonica
W tym poradniku
Co musi zawierać umowa
Umowę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została zawarta na piśmie, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy i jej warunków.
- strony umowy, rodzaj umowy i datę jej zawarcia
- rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania
- wynagrodzenie ze wskazaniem składników
- wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy
Terminy, o których trzeba pamiętać
| Obowiązek | Termin |
|---|---|
| Badania wstępne i szkolenie BHP | Przed dopuszczeniem do pracy |
| Zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS (ZUA) | 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń |
| Informacja o warunkach zatrudnienia | W terminach wynikających z Kodeksu pracy, po zawarciu umowy |
| Wypłata wynagrodzenia | Co najmniej raz w miesiącu, do 10. dnia następnego miesiąca |
| Wyrejestrowanie z ZUS po ustaniu zatrudnienia | 7 dni od ustania tytułu ubezpieczenia |
Dokumentacja pracownicza
Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres wynikający z przepisów — dla umów zawartych od 2019 roku jest to co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
- akta osobowe prowadzone w wyodrębnionych częściach
- ewidencja czasu pracy
- dokumenty dotyczące urlopów i nieobecności
- karty wynagrodzeń i potwierdzenia wypłat
Rozliczenia miesięczne
Od wynagrodzenia pracodawca nalicza składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy, przekazuje deklaracje rozliczeniowe oraz opłaca składki i zaliczki w obowiązujących terminach. Po zakończeniu roku wystawia pracownikowi PIT-11.
Najczęstsze pytania
Źródła
Poradnik ma charakter informacyjny. Zakres obsługi ustalamy indywidualnie — zobacz nasze usługi lub skontaktuj się z biurem we Wrocławiu.
Pozostałe poradniki
Jak rozliczyć PIT — terminy, formularze i dokumenty
Czytaj VAT i ewidencjeJPK_V7 — kogo dotyczy, terminy i korekty
Czytaj VAT i ewidencjeVAT-UE — rejestracja, informacja podsumowująca i transakcje unijne
Czytaj PoradnikiCzym zajmuje się biuro rachunkowe?
Czytaj VAT i ewidencjeObowiązkowy KSeF — krok po kroku
Czytaj Spółdzielnie i wspólnotyKsięgowość spółdzielni mieszkaniowej — obowiązki i praktyka
Czytaj Firmy i spółkiKsięgowość w małej i średniej firmie — co warto poukładać
Czytaj